Dans le cadre d’une stratégie de développement d’une entreprise, l’ERP – Entreprise Ressource Planning – est un outil indispensable pour mieux structurer les processus métier et optimiser les coûts. Sa mise en place devient rapidement indispensable à la PME qui se heurte au caractère fastidieux des tâches de saisie et d’extraction « manuelles » des données. Le projet ERP s’impose également lorsque la solution en place ne s’adapte pas aux évolutions de l’entreprise, ou lorsque l’éditeur n’est plus en mesure de fournir les mises à jour nécessaires. Du choix approprié du logiciel, à son utilisation dans les meilleures conditions, l’implémentation d’un ERP nécessite de mobiliser du temps et des ressources humaines suffisantes. Voici nos 5 conseils pour bien gérer votre projet ERP.

Définir les objectifs de l’entreprise dans le cadre du projet ERP

 1ère étape essentielle dans la gestion de votre projet ERP : déterminer les besoins de l’entreprise que le progiciel doit satisfaire. Il s’agit pour cela de se poser les bonnes questions :

  • Pourquoi mettre en place un ERP ? Mieux piloter l’activité de l’entreprise : amélioration du suivi et de l’exploitation des données, remplacement d’une solution désuète aux évolutions de l’entreprise, remplacement d’un ensemble d’applications hétérogènes… Les raisons varient en fonction des spécificités de l’activité et de l’envergure de l’entreprise.
  • Quels sont les points majeurs à améliorer ? Coordination des services via un outil de centralisation des informations, maîtrise des délais par normalisation et accélération des processus… Cette question doit être envisagée eu égard aux outils déjà en place au sein de la structure.
  • Quelles sont les données clés de l’activité ? Ventes, production, approvisionnements, stocks, flux de trésorerie… La hiérarchisation des informations permet d’affiner le projet ERP.

La définition des objectifs s’opère au 1er niveau de décideurs : il est nécessaire que les dirigeants adhèrent au projet à l’unanimité, et qu’ils soient d’accord sur les orientations à suivre. Cette cohésion est déterminante du succès de la mise en place de l’ERP.

 

Rédiger un cahier des charges complet

Une fois les objectifs clairement déterminés, il est impératif de les mettre par écrit. En formalisant le projet ERP dans un cahier des charges, l’entreprise dispose d’un support matériel à consulter en cas de doute, et assoit la légitimité du projet ainsi validé en amont par écrit.

 Le cahier des charges reprend les besoins et objectifs de l’entreprise, et précise :

  • Le déroulement des processus internes propres à l’activité.
  • Les spécificités métier et les contraintes qui en découlent.

En affinant au maximum le projet dans le cahier des charges, vous vous facilitez le choix de l’ERP au moment de comparer plusieurs solutions, et vous vous assurez de trouver le logiciel le mieux adapté.

 

Mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP

La réussite du projet ERP est en grande partie conditionnée par la mobilisation des ressources humaines nécessaires et compétentes. Il faut désigner le bon nombre de personnes, composer l’équipe de manière stratégique et déterminer le temps qu’elle doit consacrer à la gestion du projet ERP.

  • Le nombre de personnes dédiées à la mise en place du logiciel dépend de l’effectif de l’entreprise et du niveau de complexité de l’outil.
  • La composition de l’équipe doit obligatoirement inclure un chef de projet désigné en interne. Il est judicieux de choisir une personne occupant une fonction technique mais dont le poste offre une vision transversale de l’entreprise et de ses activités. Un échantillon représentatif d’utilisateurs clés du logiciel l’accompagnent. Le chef de projet reste en tout état de cause le référent unique des utilisateurs de l’ERP : sa légitimité doit être indiscutable.
  • Un suivi de gestion du projet ERP doit être assuré par la direction, qui intervient ponctuellement lors des réunions de planning ou au moment de prendre les décisions stratégiques.

Il est recommandé de mobiliser l’équipe en charge de manière partielle seulement, mais sur du long terme.

Choisir le bon logiciel ERP

Etape clé du projet, le choix du logiciel ERP doit être effectué avec soin : la mise en place de l’outil exige un investissement en temps et en argent, qui doit pouvoir être rentabilisé sur la durée. Pour ne pas faire d’erreur, commencez par établir une shortlist des solutions adaptées au regard du cahier des charges. 3 critères prépondérants dans l’établissement de cette liste :

  1. Choisissez un logiciel adapté à votre métier. Ses fonctionnalités et son interface spécifiques vous assurent une utilisation optimale, et d’autant plus de bénéfices.
  2. Préférez une solution personnalisable. Vous maîtrisez ainsi l’exploitation utile de vos données, et gagnez en autonomie sur le long terme.
  3. Veillez à ce que l’éditeur propose un accompagnement de qualité sur la durée. Le service de support assuré par le prestataire est indispensable pour la mise en œuvre d’un projet pérenne. Un interlocuteur unique permet de faciliter les échanges lors du déploiement, et contribue à la bonne prise en main de l’outil. La qualité et la fréquence des formations sont également des points essentiels pour assurer la réussite du projet ERP.

Une fois votre shortlist établie, vous pouvez demander une démonstration aux différents éditeurs, pour affiner votre choix et adopter l’ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise.

 Former les utilisateurs en continu

 Un bon ERP évolue avec les avancées technologiques, mais aussi avec le développement interne de l’entreprise. Pour un bon investissement, il est primordial de choisir un éditeur solide en mesure d’adapter ses outils au fur et à mesure des besoins clients. Et pour profiter de ces évolutions, il est indispensable que l’éditeur assure la formation continue des utilisateurs de l’ERP dans l’entreprise.

De la préparation à la réalisation du projet, la mise en place d’un logiciel ERP peut s’avérer fastidieuse. Sa réussite implique de suivre scrupuleusement les différentes étapes : l’élaboration du cahier des charges et la mobilisation d’une équipe dédiée sont aussi importantes que le choix du logiciel. Au moment de choisir, pensez long terme : l’éditeur doit être en mesure d’offrir un accompagnement personnalisé, l’adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise et la formation continue de vos équipes. Ciblée production mécanique, tôlerie, chaudronnerie et composite, TopSolid’ERP est une solution ERP complète. L’éditeur Missler Software, via son offre, vous accompagne dans la durée sur tout le territoire français.

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